Kommunale Archivpflege
Der Freistaat Bayern zeichnet sich durch eine reiche Archivlandschaft aus. Die Archive der Städte, Großen Kreisstädte, Märkte, Gemeinden und Verwaltungsgemeinschaften spielen dabei schon nach der Zahl der Einrichtungen eine ganz wesentliche Rolle. Allerdings werden bei Weitem nicht alle Kommunalarchive durch einen Facharchivar geleitet. Insbesondere die Archive der kleineren Märkte und Gemeinden werden oft nur neben- oder ehrenamtlich betreut und bedürfen daher der archivfachlichen Beratung.
Allgemein
Die staatlichen Archive Bayerns verstehen sich als Fachbehörden für alle Fragen des Archivwesens. Bei Bedarf beraten und unterstützen sie daher auch nichtstaatliche Archiveigentümer bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivgutes, soweit daran ein öffentliches Interesse besteht. Dieses Angebot richtet sich an Archive aller Sparten. Kirchen-, Wirtschafts-, Medien- und Parteiarchive besitzen inzwischen aber eine eigene Infrastruktur für gegenseitige Unterstützung und Kooperation. So liegt der Schwerpunkt der staatlichen Archivpflege auf der Betreuung der kommunalen Archive in Bayern.
Rechtliche Grundlagen der kommunalen Archivpflege
Die kommunale Archivpflege ist in Art. 4, Abs. 5 und Art. 5 des Bayerischen Archivgesetzes vom 22. Dezember 1989 verankert. Die Details regelt eine gemeinsame Bekanntmachung der Bayerischen Staatsministerien des Innern und für Unterricht, Kultus, Wissenschaft und Kunst vom 22. Januar 1992: "Vollzug des Bayerischen Archivgesetzes; Kommunale Archivpflege" (KWMBl I 73).
Informationen zur Energiekrise für Archive
VDA - Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V., Handlungsempfehlungen
BKK - Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag, Positionspapier
Die fachliche Betreuung der Kommunalarchive nehmen die Staatsarchive für ihren jeweiligen Regierungsbezirk sowie auf Ebene der Landkreise eigens dafür bestellten Archivpfleger wahr. Die Bestellung der Archivpfleger erfolgt durch die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, die auch die Richtlinien der kommunalen Archivpflege formuliert und in Grundsatzfragen eingeschaltet wird.
In Bayern werden für jeden Landkreis ein oder sogar mehrere ehrenamtlich tätige Archivpfleger bestellt. Durch Bestellungsurkunde und Dienstausweis wird ihre offizielle Funktion unterstrichen. Die Zuständigkeit erstreckt sich auf alle Kommunalarchive ihres Sprengels, die nicht von Facharchivaren oder hauptamtlich geleitet werden. Sie beraten die Gemeinden in allen Fragen des kommunalen Archivwesens, so insbesondere dann, wenn
- Archivordnungen oder Benützungsregelungen vorbereitet werden,
- Mitarbeiter mit der Ordnung oder Betreuung des Gemeindearchivs beauftragt werden,
- Archivräume geschaffen oder eingerichtet werden,
- entbehrliche Unterlagen ausgesondert werden und über deren Archivierung oder Vernichtung zu entscheiden ist,
- Grundsätze der Erschließung von Unterlagen aufgestellt werden sollen.
Die Archivpfleger besuchen die Gemeinden in regelmäßigen Abständen und erörtern dabei alle mit dem Archiv zusammenhängenden Probleme. Über die vor Ort gewonnenen Erkenntnisse berichten sie dem zuständigen Staatsarchiv.
Die Berichterstattung durch die Archivpfleger erfolgt laufend in Form von formularmäßig aufgebauten Besuchsprotokollen. Sie bieten einen Überblick über Umfang, Unterbringung, Ordnungszustand und Betreuung der kommunalen Archive und Registraturen.