Digitale Unterlagen

Die Staatlichen Archive Bayerns verwahren im Digitalen Archiv digitale Unterlagen, die dauerhaften historischen Wert haben. Wie in der analogen Welt gibt es auch hier gängige Schriftguttypen und Datenformate. Die folgenden sechs sind die wichtigsten:

Fileablagen sind meist unstrukturiert abgelegte Dateien unterschiedlichster Formate. Hierzu zählen auch nach zentralen Richtlinien gestaltete Fileablagen und Laufwerke.

Accountgestützte elektronische Kommunikationsmedien sind E-Mails, Microblogging- und Instant-Messaging-Dienste der verschiedenen sozialen Kommunikationsplattformen, aber auch herkömmliche SMS.

Unter Fachverfahren versteht man Datenbankanwendungen. Vielfach sind Datenbanken jedoch nur ein Teil des jeweiligen Verfahrens, das erst im Zusammenspiel mit weiteren Softwaremodulen funktioniert. Die Bandbreite reicht von Registratur- und Verwaltungshilfsmitteln über das elektronische Grundbuch bis zu Geoinformationssystemen oder CAD- und Raumordnungsverfahren.

Digitale Akten entstehen in Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsystemen. Deren Einsatz wird in der öffentlichen Verwaltung durch die eGovernment-Gesetze von Bund und Ländern vorangetrieben.

Unter ePublishing zusammengefasst werden häufig nur noch in elektronischer Form erscheinende amtliche Periodika und Veröffentlichungen. Beispiele sind Amtsblätter der bayerischen Landratsämter, Veröffentlichungen der Arbeitsagenturen oder Informationsbroschüren. Auch Web-Auftritte sowie öffentliche und private Online-Angebote zählen zu dieser Gruppe.

Digitalisate sind reprographisch mit Scanner oder Digitalkamera erzeugte digitale Abbilder analoger Vorlagen. Im Archiv unterscheidet man zwischen Digitalisaten, die von Behörden abgegeben werden und Digitalisaten, die im Archiv zu unterschiedlichen Zwecken (z.B. zur Schonung und Sicherung der Originale, zur Onlinestellung, für Publikationen, für Archivbenützer) angefertigt werden. Online verfügbare Digitalisate analoger Archivalien können über die Findmitteldatenbank der Staatlichen Archive Bayerns (https://www.gda.bayern.de/service/findmitteldatenbank/) abgerufen werden.

Erläuterung: Die gegenüber den Naturgewalten exponierte Lage Passaus, deren Bebauung den Zusammenfluss von Donau, Iltz und Inn einschließt, wird anhand der Flurkarte besonders deutlich. Die Flurkarte ist ein klassisches Beispiel für die Ablösung analoger, papierbasierter Quellen durch digitale Überlieferungsformen. Die Flurkarte spielt vor allem bei Bauanträgen und als kartographische Grundlage des Grundbuches im Grundstücksverkehr eine große Rolle. Die Digitale Flurkarte (DFK), die in den anderen fünfzehn Bundesländern ihre Entsprechung in der Automatisierten Liegenschaftskarte (ALK) findet, wird auf der Grundlage des Gesetz über die Landesvermessung und das Liegenschaftskataster vom 31. Juli 1970 (BayRS 219-1-F), zuletzt geändert durch § 1 des Gesetzes vom 17. Juli 2015 (GVBl. S. 243), aus den sogenannten Geobasisdaten erstellt. Hierbei handelt es sich um die – in Bayern von den 51 Ämtern für Digitalisierung, Breitband und Vermessung – erhobenen "Daten des amtlichen Vermessungswesens, welche die Landschaft, die Liegenschaften und den einheitlichen geodätischen Raumbezug anwendungsneutral nachweisen und beschreiben" (Beschluss 117/11 zu TOP 5.1 der 117. Tagung des Plenums der Arbeitsgemeinschaft der Vermessungsverwaltungen der Länder der Bundesrepublik Deutschland am 28. / 29. September 2005 in Magdeburg). Konkret enthält die Digitale Flurkarte maßstabsgetreu die Grenzen und Nummern der Flurstücke (Liegenschaften), die darauf errichteten Gebäude einschließlich der Hausnummern, die Verwaltungsgrenzen, die Orts-, Flur- und Straßenamen, die Nutzungsarten des Bodens, die Gewässer und andere ausgewählte topographische Informationen. Damit bildet die DFK den darstellenden Teil des Digitalen Liegenschaftskatasters. In den Jahren 2014 bis 2016 wurden die Inhalte der DFK u.a. mit dem beschreibenden Teil des Liegenschaftskatasters, dem automatisierten Liegenschaftsbuch, (ALB), im Amtlichen Liegenschaftskatasterinformationssystem (ALKIS) zusammengeführt. Letzteres stellt zusammen mit weiteren geobasisdatenhaltenden Informationssystemen (AFIS, ATKIS) einen wesentlichen Teil der Geodateninfrastrukturen Bayern (BY) und Deutschland (DE) dar. Die Staatlichen Archive Bayerns übernehmen seit 2003 die Digitale Flurkarte in Dreijahresschnitten.