Behördenberatung

Gemäß Art. 4 Abs. 5 des Bayerischen Archivgesetzes beraten die staatlichen Archive die Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Bayern bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. Sie unterstützen die genannten Stellen bei der Einführung der elektronischen Schriftgutverwaltung.

Jeder Verwaltungsvorgang bei einer bayerischen öffentlichen Stelle ist irgendwann abgeschlossen. Dann ist über die Archivierung – meist in einem  staatlichen oder kommunalen Archiv – zu entscheiden. Für die Archivierung sind allerdings auch datenschutzrechtliche Bestimmungen von Bedeutung. So kann Personen, die mit ihren Daten in dem Verwaltungsvorgang aufscheinen, ein Recht auf Löschung, mithin auf „Vergessenwerden“ zustehen. Mitunter greift ein solches Recht sogar schon, wenn der Vorgang noch gar nicht zu archivieren ist. Sind personenbezogene Daten im Spiel, ist also eine Abstimmung zwischen Archiv- und Datenschutzrecht erforderlich.

Den damit zusammenhängenden Fragen widmet sich ein Arbeitspapier, das der Bayerische Landes-beauftragte für den Datenschutz als Datenschutz- Aufsichtsbehörde für den bayerischen öffentlichen Sektor und die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns als zentrale staatliche Fachbehörde für alle Fragen des Archivwesens gemeinsam erarbeitet haben. Das Papier erläutert das Verhältnis zwischen datenschutzrechtlicher Löschungs- und archivrechtlicher Anbietungspflicht. Es charakterisiert die Archivierung als Löschungssurrogat und geht – unter Berücksichtigung der je eigenen Perspektive von Datenschutz- und Archivrecht – auf die Frage der Aufbewahrungsdauer ein. Ferner kommt mit der vorzeitigen Löschung personenbezogener Daten im Einzelfall ein besonderes Problem des Verhältnisses von Datenschutz- und Archivrecht zur Sprache. Schließlich werden die datenschutzrechtlichen Informationspflichten bei der Archivierung von Unterlagen erläutert. Die Herausforderungen einer sich digitalisierenden Verwaltung sind dabei durchgehend berücksichtigt.

Landesbeauftragter Prof. Dr. Thomas Petri und Generaldirektor Dr. Bernhard Grau: „Wir freuen uns, den bayerischen öffentlichen Stellen ein gemeinsames Arbeitspapier vorstellen zu können, das aus der Beratungspraxis unserer beiden Behörden erwachsen ist. Zugleich hoffen wir, dass die darin entwickelten Überlegungen im Verwaltungsalltag der bayerischen öffentlichen Stellen wie auch der staat-lichen und kommunalen Archive umsetzbare Lösungen anleiten und in Zweifelsfragen die nötigen Hilfestellungen geben können.“

Das Arbeitspapier steht auf dieser Seite kostenfrei zum Download bereit und ist ebenfalls abrufbar unter
>>> https://www.datenschutz-bayern.de/datenschutzreform2018/