Informationen für Behörden
Die staatlichen Archive beraten die Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Bayern bei der Verwaltung und Sicherung ihrer analogen und digitalen Unterlagen.
Die staatlichen Archive begleiten staatliche Stellen bei der Aussonderung von Unterlagen. Diese sind den staatlichen Archiven anzubieten, wenn sie für die laufende Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt werden. Die staatlichen Archive haben die Aufgabe, von den angebotenen Unterlagen diejenigen zu übernehmen, die bleibenden Wert haben. Die Entscheidung darüber treffen die staatlichen Archive im Benehmen mit der anbietenden Stelle.
Die Bewertung der Unterlagen folgt archivwissenschaftlichen Methoden. Für bestimmte Unterlagen gibt es Bewertungsmodelle, die Art und Umfang der anzubietenden bzw. der zu übernehmenden Unterlagen im Einzelnen festlegen. Auswahlmodelle dieser Art liegen in unterschiedlicher Ausprägung vor: als Verwaltungsvorschriften, in bilateralen Archivierungsvereinbarungen bzw. in archivinternen Bewertungsdokumenten.
Elektronische Unterlagen bzw. Daten stellen besondere Anforderungen an die Aussonderung und Archivierung. Um effiziente und wirtschaftliche Lösungen zu erreichen, empfehlen wir eine frühzeitige Beteiligung der staatlichen Archive bei der Einführung und Veränderung elektronischer Systeme (vgl. Richtlinie BayITR-01). Zur Prozessunterstützung verfügen die staatlichen Archive über standardisierte Schnittstellen für elektronische Akten und für Daten aus Fachverfahren. Im Bedarfsfall werden individuelle Archivierungsschnittstellen abgestimmt, soweit möglich unter Nutzung bestehender Schnittstellen.
Löschung oder Archivierung?
Gemeinsames Arbeitspapier des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz und der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns
Jeder Verwaltungsvorgang bei einer bayerischen öffentlichen Stelle ist irgendwann abgeschlossen. Dann ist über die Archivierung – meist in einem staatlichen oder kommunalen Archiv – zu entscheiden. Für die Archivierung sind allerdings auch datenschutzrechtliche Bestimmungen von Bedeutung. So kann Personen, die mit ihren Daten in dem Verwaltungsvorgang aufscheinen, ein Recht auf Löschung, mithin auf „Vergessenwerden“ zustehen. Mitunter greift ein solches Recht sogar schon, wenn der Vorgang noch gar nicht zu archivieren ist. Sind personenbezogene Daten im Spiel, ist also eine Abstimmung zwischen Archiv- und Datenschutzrecht erforderlich.
Den damit zusammenhängenden Fragen widmet sich ein Arbeitspapier, das der Bayerische Landes-beauftragte für den Datenschutz als Datenschutz- Aufsichtsbehörde für den bayerischen öffentlichen Sektor und die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns als zentrale staatliche Fachbehörde für alle Fragen des Archivwesens gemeinsam erarbeitet haben. Das Papier erläutert das Verhältnis zwischen datenschutzrechtlicher Löschungs- und archivrechtlicher Anbietungspflicht. Es charakterisiert die Archivierung als Löschungssurrogat und geht – unter Berücksichtigung der je eigenen Perspektive von Datenschutz- und Archivrecht – auf die Frage der Aufbewahrungsdauer ein. Ferner kommt mit der vorzeitigen Löschung personenbezogener Daten im Einzelfall ein besonderes Problem des Verhältnisses von Datenschutz- und Archivrecht zur Sprache. Schließlich werden die datenschutzrechtlichen Informationspflichten bei der Archivierung von Unterlagen erläutert. Die Herausforderungen einer sich digitalisierenden Verwaltung sind dabei durchgehend berücksichtigt.
Landesbeauftragter Prof. Dr. Thomas Petri und Generaldirektor Dr. Bernhard Grau: „Wir freuen uns, den bayerischen öffentlichen Stellen ein gemeinsames Arbeitspapier vorstellen zu können, das aus der Beratungspraxis unserer beiden Behörden erwachsen ist. Zugleich hoffen wir, dass die darin entwickelten Überlegungen im Verwaltungsalltag der bayerischen öffentlichen Stellen wie auch der staat-lichen und kommunalen Archive umsetzbare Lösungen anleiten und in Zweifelsfragen die nötigen Hilfestellungen geben können.“
Das Arbeitspapier steht auf dieser Seite kostenfrei zum Download bereit und ist ebenfalls abrufbar unter
>>> https://www.datenschutz-bayern.de/datenschutzreform2018/