Archivierung digitaler Unterlagen der Verwaltung
Die Behörden und Gerichte des Freistaates Bayern setzen seit den 1970er Jahren IT-Systeme zu ihrer Aufgabenerledigung ein mit stetig wachsender Tendenz. Die papierene Arbeitsweise wird sukzessive ganz durch die elektronische ersetzt werden.
Angesichts des Funktionsumfanges der verwendeten IT-Verfahren und der Komplexität der eingesetzten Systeme stellt sich mit Blick auf die Verwaltungspraxis eine Fülle von Fragen. Es geht um die Herausforderung, die Rationalisierungseffekte der modernen IT-Technologien mit den klassischen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Sachbearbeitung und Aktenführung zu vereinbaren. Kontinuität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit des staatlichen Verwaltungshandelns sind die Stichworte, die auch im Zeitalter der digitalen Medien gelten.
Die staatlichen Archive haben den Auftrag, die Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Einrichtungen bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen zu beraten. Die Erfüllung dieser Aufgaben setzt eine enge und frühzeitige Kooperation mit den Stellen voraus, die elektronische Unterlagen produzieren. Die staatlichen Archive engagieren sich daher seit Jahren auf diesem Gebiet. Neben der Aufnahme bilateraler Kontakte, der Beratung im konkreten Einzelfall und der Mitarbeit in einschlägigen Gremien bieten sie in Verbindung mit der Bayerischen Verwaltungsschule Fortbildungsmöglichkeiten an und erarbeiten Empfehlungen und Handreichungen für den Umgang mit digitalen Informationen.
Die Aussonderung digitaler Unterlagen stellt gleichfalls eine große Herausforderung dar. Im Rahmen der Anbietung und Übergabe ist zwischen der abgebenden Stelle und dem zuständigen Archiv vor allem die Form der Übergabe zu vereinbaren (Datenformate, Struktur der Abgabeportion, Übertragungsweg). Um den dabei entstehenden Aufwand zu minimieren, ist die Definition von Aussonderungsschnittstellen erforderlich.
Erste digitale Unterlagen verschiedener Behörden sind bereits von den staatlichen Archiven übernommen worden. Der Grundstein für das Digitale Archiv ist gelegt.