Formation de transfert
Les archives de l'État de Bavière archives des documents de valeur constante. Les documents sont des informations écrites ou audiovisuelles qui surviennent lors de la gestion des tâches administratives. Les autorités, les tribunaux et les autres organes de l'État libre de Bavière et, sous certaines conditions, aussi de la République fédérale, doivent offrir leurs documents inutiles aux archives de l'État de Bavière au cours d'extraits. Les archives de l'État bavarois ont donc une juridiction légale pour les archives de ces organes.
Les documents archivés sont également produits par des organisations privées et des particuliers. Dans l'intérêt public, les Archives publiques bavaroises peuvent aussi archiver des documents privés. Selon les principes qu'ils appliquent, la documentation et le profil d'acquisition des Archives publiques bavaroises sont définis. L'acquisition d'archives privées se fait principalement par don, dans des cas individuels aussi par achat ou par dépôt.
Afin de déterminer l'archivage des documents, ils sont évalués selon des critères d'archivage. Les Archives de l'État de Bavière décident de la pertinence et de l'importance des documents pour la recherche future. Conformément à la responsabilité de la structure administrative, les documents des différents organes doivent être appariés entre eux afin d'éviter les redondances et de déterminer la transmission la plus significative. Dans les cas appropriés, Modèles d'évaluation Définir les décisions prospectives. Ils favorisent également la traçabilité de la formation de transmission.
Dans le cas des documents numériques, d'autres questions sont résolues après l'évaluation si un transfert aux archives est fourni. Les interfaces d'archivage qui doivent être adaptées aux emplacements de conservation des données et, si nécessaire, à leurs fournisseurs de services comprennent, entre autres, des définitions des chemins de transmission, des formats de fichiers, des propriétés importantes et la structuration des données primaires et des métadonnées. Dans la mesure du possible et dans les meilleurs délais, les archives publiques de Bavière utilisent des interfaces standard telles que le client d'extraction de xdomea (pour les processus ou fichiers électroniques) ou le client d'extraction XML généralisée (pour le contenu de la base de données).
Si la valeur restante est déterminée, les Archives de l'État de Bavière prendront ces documents dans leur livraison. De cette façon, les documents sont convertis en biens culturels, qui peuvent être utilisés et évalués comme source authentique pour la recherche sur le passé selon les lois d'archives.