Ce que vous devez savoir avant de visiter des archives d'État

Le cadre légal pour consulter les archives de l'État est le Règlement relatif à l'utilisation des Archives de l'État de Bavière du 16 janvier 1990 (BayRS 2241-1-1-K, GVBl p. 6, modifié en dernier lieu par l'Ordonnance du 6 juillet 2001, GVBl p. 371) et la Loi bavaroise sur les Archives (BayArchivG) du 22 décembre 1989 (BayRS 2241-1-WFK, GVBl p. 710), modifiée par la loi du 16 décembre 1999 (GVBl p. 521).

• Avant de vous rendre aux archives, il est recommandé de consulter la documentation spécialisée :

• Pour les recherches généalogiques, le « Guide de la généalogie en Bavière » constitue une première étape utile.

• Pour les historiens locaux (par exemple, ceux qui s'intéressent à l'histoire des maisons et des fermes, ou encore aux chroniques locales), l'« Atlas historique de Bavière », publié par […], constitue une ressource précieuse. La Commission d'histoire de l'État de Bavière, rattachée à l'Académie bavaroise des sciences et des lettres, offre également une ressource importante.

• Veuillez vous inscrire par écrit ou oralement avant votre visite aux archives.

• Pour consulter les archives sur place, le formulaire « Demande d'accès aux archives » doit être rempli lors de votre première visite ou pour chaque projet de recherche. Ce formulaire requiert des informations vous concernant (veuillez vous munir de votre pièce d'identité) et concernant votre projet de recherche.

• Les mineurs, tels que les étudiants, doivent présenter une autorisation écrite de leur tuteur légal avant leur première visite, conformément à l'article 2, paragraphe 2 du règlement d'utilisation des archives.

• Sur demande écrite, vous recevrez généralement des informations sur les documents d'archives pertinents et les instruments de recherche (notices) disponibles pour votre projet de recherche, qui vous permettront de localiser les documents sur place.

• En réponse à une demande écrite, vous recevrez généralement des informations sur les documents d'archives et les instruments de recherche (notices) pertinents pour votre projet de recherche. De nombreux instruments de recherche et des copies numériques sont disponibles en ligne : Base de données des instruments de recherche.

• Sur place, dans la salle de lecture ou la salle de consultation, le personnel des archives vous initiera au travail archivistique et vous aidera à rechercher et à commander des documents.

• Les documents d'archives sont commandés à l'aide de la cote d'archives, qui se compose de : Archives (nom abrégé ou complet) + fonds d'archives (nom abrégé ou complet) + numéro, par exemple : BayHStA, MInn 17.

• La consultation et l'évaluation des documents d'archives se font dans la salle de lecture des archives et relèvent de la responsabilité de l'utilisateur ; cela peut nécessiter des connaissances spécialisées, par exemple pour la lecture d'écritures anciennes. Notre programme de « paléographie numérique » est à votre disposition pour vous aider à vous exercer au déchiffrement de manuscrits allemands et latins d'époques anciennes.

• Certains documents d'archives peuvent ne pas être consultables en raison des réglementations relatives à la protection des données et au respect de la vie privée, des délais légaux de conservation ou de leur état (voir art. 10 de la loi bavaroise sur les archives publiques).

• Chaque document d'archives est une pièce unique, un patrimoine culturel irremplaçable qui doit être manipulé avec le plus grand soin. Veuillez vous référer au règlement de la salle de lecture en vigueur dans le service d'archives concerné.

• La photographie des documents d'archives est autorisée gratuitement dans les salles de lecture des Archives d'État de Bavière, sous réserve des conditions suivantes. La photographie de certains documents n'est pas autorisée. En cas de doute, la décision revient au responsable de la salle de lecture ou au membre du personnel concerné.

Pour des raisons légales et de conservation, les éléments suivants ne sont pas autorisés :

• Documents d’archives soumis à des délais de conservation légaux ou à des règles de confidentialité (exceptions : dossiers de permis de construire des propriétaires ou acquéreurs),

• Documents d’archives dont l’utilisation porterait atteinte aux intérêts de la République fédérale d’Allemagne ou de l’un de ses Länder, ou aux intérêts légitimes des personnes concernées ou de tiers, registres et dossiers officiels dont l’ouverture à 120° est difficile,

• Documents d’archives présentant des dommages mécaniques préexistants,

• Documents d’archives de format excessif (plus grands que la surface utilisable de la table).

Sauf disposition légale contraire, la diffusion ou la publication de photographies personnelles est autorisée gratuitement. Toute publication de documents d’archives doit mentionner le nom du service d’archives dépositaire et la référence du fonds.

L’utilisateur est responsable du respect des droits des personnes concernées et des tiers, notamment du droit d’auteur, du droit à la protection des données et des droits de la personnalité, y compris à titre posthume. Nous précisons que certains documents peuvent être protégés par le droit d’auteur, même si les Archives d’État de Bavière n’en détiennent pas les droits d’utilisation. Dans ces cas, la reproduction photographique est autorisée uniquement dans les limites du droit d'auteur. Toute autre utilisation nécessite l'autorisation du titulaire des droits.

• La réalisation de reproductions par les Archives d'État (article 8, paragraphe 1, alinéa 2 du Règlement des Archives de Bavière) reste possible, conformément au barème des tarifs. Plus d'informations sont disponibles ici.