Plan de classement uniforme
Liste des délais de conservation EAPl ; EAPlAufbew
EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis; EAPlAufbew
Le plan de classement uniforme, anciennement publié sous forme d'avis par le ministère bavarois de l'Intérieur, est publié depuis le 1er janvier 2003 par l'Association des communes bavaroises, l'Association des villes bavaroises, l'Association des districts bavarois et la Direction générale des archives d'État de Bavière. Il a été mis à jour au 1er juillet 2007.
La liste des délais de conservation est disponible dans sa version du 1er avril 2011. Les codes du plan de classement et les formulations correspondantes sont inchangés par rapport à la « version actualisée 2007 de l'EAPl ». La situation juridique au 1er avril 2011 se réfère aux délais fixés et à la situation juridique des dispositions citées dans la liste des délais de conservation.
Les archives publiques de Bavière et les associations communales bavaroises recommandent l'utilisation du plan de classement uniforme et du répertoire des délais de conservation EAPl et les mettent gratuitement à la disposition de leurs membres et de toutes les autres personnes intéressées. Le classement des documents administratifs par référence est largement supérieur au classement par mots-clés (avec thésaurus), notamment dans les systèmes électroniques. C'est pourquoi le plan de classement uniforme doit également être utilisé pour le traitement électronique des dossiers. L'intégration simultanée du répertoire des délais permet un contrôle automatisé des échéances et un tri, ce qui se traduit par des gains d'efficacité considérables. Le répertoire des délais de conservation EAPl s'applique aux dossiers papier et aux dossiers et systèmes de traitement des dossiers informatisés.
Éditions de l'éditeur de l'EAP1 et de l'EAP1
Les calendriers de conservation des documents sont disponibles auprès des éditeurs Carl Link et Jehle-Rehm, et des plans sont également en cours d'élaboration chez l'éditeur Boorberg. La version non annotée du plan de classement standardisé et du calendrier de conservation des documents de l'EAPI, incluant la circulaire d'introduction, peut être téléchargée ici au format PDF. Pour tout autre format de fichier, veuillez nous contacter.
Veuillez également consulter les publications « Documents numériques » n° 1, 2 et 3.
Forum de questions sur l'EAPI et son calendrier de conservation
Le plan de classement standardisé et son calendrier de conservation doivent être adaptés à l'évolution constante du droit administratif. Des mises à jour, des clarifications et des explications seront donc nécessaires à intervalles irréguliers.
La Direction générale invite les utilisateurs de l'EAPI et de son calendrier de conservation à lui faire part de leurs suggestions et questions, de préférence par écrit (poststelle@gda.bayern.de).
Vous trouverez de plus amples informations ici.
Guide pour l'introduction et l'utilisation de systèmes de gestion documentaire, édité par le Bayerischer Landkreistag (Association des districts bavarois)
Guide pour l'introduction et l'utilisation de systèmes de gestion documentaire (version mai 2024)