Bestandserhaltung

Die Bestandserhaltung ist eine wichtige archivische Fach- und Führungsaufgabe. Sie umfasst alle Maßnahmen, die dazu dienen, Archivgut vor Beschädigung und Vernichtung zu bewahren. Es handelt sich nicht nur um eine historisch-kulturelle Aufgabe, sondern um einen im Archivgesetz formulierten gesetzlichen Auftrag an die staatlichen Archive. Die Bestandserhaltung stellt sich in der Praxis als ein Bündel von Maßnahmen dar. Neben der Instandsetzung (Konservierung und Restaurierung) und den verschiedenen Maßnahmen der Reprographie (archivische Fotografie und Digitalisierung) kommt der Prävention von Schäden eine entscheidende Bedeutung zu.

Notfallrahmenplan

Die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns hat 2001 einen Notfallrahmenplan ausgearbeitet, der sich nicht nur auf eigene Erfahrungen und neue Erkenntnisse sowie Anleitungen der Gefahrenabwehrbehörden stützt, sondern sich auch an das Vorbild der Notfallplanungen der Landesarchivdirektion Baden-Württemberg, des Westfälischen Archivamts in Münster und der Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek Jena anlehnt. Im Einzelnen enthält der Notfallrahmenplan vor allem einen Katalog von Empfehlungen für technische Vorkehrungen und organisatorische Maßnahmen zur Vermeidung oder Begrenzung von notfallbedingten Schäden an Archivgut sowie Anleitungen für die Notfallbewältigung (Muster für Ablauf- und Alarmplan), für Sofortmaßnahmen zur Rettung von wassergeschädigtem Archivgut und für Nachsorgemaßnahmen.

Der Rahmenplan gibt in der hier veröffentlichten Fassung den Kenntnisstand von 2001 wieder. Eine Überarbeitung und Aktualisierung auf der Grundlage der aus der Flutkatastrophe von 2002 gewonnenen Erfahrungen und Erkenntnisse sowie der Ergebnisse der Arbeitsgruppe "Notfallvorsorge" des Restaurierungsausschusses der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder ist vorgesehen.

Lokale Notfallplanung in den Archiven

Auf der Grundlage dieses Rahmenplans haben das Bayerische Hauptstaatsarchiv und die Staatsarchive Amberg, Augsburg, Bamberg, Coburg, Landshut, München, Nürnberg und Würzburg eigene, an die individuellen baulichen Gegebenheiten und Anforderungen angepasste Notfallpläne erarbeitet. Als erste Schritte wurden in Zusammenarbeit mit den örtlichen Gefahrenabwehrbehörden Analysen der Gefährdungspotenziale durchgeführt und daraus resultierende Präventivmaßnahmen in die Wege geleitet. Im Zusammenhang mit der Adaptierung des Muster-Ablauf- und Alarmplans wurden vorsorglich mit technischen Diensten, Speditionsfirmen und Kühlhäusern Kontakte aufgenommen und deren Adressen und Rufnummern für den Ernstfall festgehalten.

Für die Evakuierung von gefährdetem oder bereits geschädigtem Archivgut entwarfen die Archive teils ausführliche Bergungspläne mit Prioritätenlisten und farbiger Markierung der jeweiligen Rettungswege in den dazugehörigen Magazinplänen, teils begnügten sie sich damit, die Türen zu Magazinbereichen, in denen herausragende Archivaliengruppen lagern, zu kennzeichnen.

In jedem der staatlichen Archive wurden Notfallgruppen aufgestellt, wobei die „mobile Notfallgruppe“ des Hauptstaatsarchivs, die sich vor allem aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bestandserhaltungsreferats zusammensetzt, im Bedarfsfall den Notfallgruppen der Staatsarchive Hilfe leistet. Alle Archive verfügen inzwischen über Notfallboxen, die eine Grundausstattung für den Notfall enthalten: vor allem Schutzausrüstung sowie Hilfsmittel und Materialien für die sachgerechte Verpackung von durchnässten Archivalien. Bei einer kleinen Notfallübung konnten in der Restaurierungswerkstätte des Bayerischen Hauptstaatsarchivs die für die Notfallboxen beschafften Materialien auf ihre Praktikabilität und Funktionstüchtigkeit getestet werden. An Hand von zur Kassation frei gegebenen Akten und Büchern, die zuvor 24 Stunden lang im Wasser gelegen waren, wurde das Verpacken von wassergeschädigtem Schriftgut für die Tiefgefrierung und anschließende Gefriertrocknung geübt; damit wurde das Ziel verfolgt, beim Eintreten eines echten Notfalls lähmende Unsicherheit zu vermeiden und schnelles und richtiges Handeln zu gewährleisten. Schulungen für das Personal sowie Brandschutzübungen haben bereits stattgefunden bzw. sind geplant.