Tri global
Archivage et protection des données
Suppression ou archivage ?
Document de travail commun du délégué bavarois à la protection des données et de la direction générale des archives publiques de Bavière.
Chaque procédure administrative auprès d'un organisme public bavarois est un jour clôturée. Il faut alors décider de son archivage, généralement dans des archives publiques ou communales. Toutefois, les dispositions relatives à la protection des données sont également importantes pour l'archivage. Ainsi, les personnes dont les données apparaissent dans la procédure administrative peuvent avoir le droit à l'effacement, c'est-à-dire à « l'oubli ». Parfois, ce droit s'applique même avant que la procédure ne soit archivée. Lorsque des données à caractère personnel sont en jeu, il est donc nécessaire de concilier le droit des archives et le droit de la protection des données.
Les questions qui s'y rapportent font l'objet d'un document de travail élaboré conjointement par le délégué bavarois à la protection des données, en tant qu'autorité de contrôle de la protection des données pour le secteur public bavarois, et la direction générale des archives d'État de Bavière, en tant qu'autorité publique centrale compétente pour toutes les questions relatives à l'archivage. Ce document explique la relation entre l'obligation de suppression prévue par la législation sur la protection des données et l'obligation de mise à disposition prévue par la législation sur l'archivage. Il caractérise l'archivage comme un substitut à la suppression et aborde la question de la durée de conservation, en tenant compte des perspectives propres à la législation sur la protection des données et à la législation sur l'archivage. En outre, la suppression prématurée de données à caractère personnel dans des cas particuliers soulève un problème particulier concernant la relation entre la protection des données et le droit des archives. Enfin, les obligations d'information en matière de protection des données lors de l'archivage de documents sont expliquées. Les défis liés à la numérisation de l'administration sont pris en compte tout au long du document.
Le délégué régional, le professeur Thomas Petri, et le directeur général, Bernhard Grau, ont déclaré : « Nous sommes heureux de pouvoir présenter aux autorités publiques bavaroises un document de travail commun issu de la pratique consultative de nos deux administrations. Nous espérons également que les réflexions qui y sont développées permettront de trouver des solutions applicables dans le quotidien administratif des autorités publiques bavaroises ainsi que des archives nationales et communales, et qu'elles apporteront l'aide nécessaire en cas de doute. »
Le document de travail est disponible à l'adresse suivante :