Informations pour les autorités

Les archives de l'État conseillent les autorités, les tribunaux et les autres organismes publics de l'État libre de Bavière dans la gestion et la sécurisation de leurs documents analogiques et numériques.

Les archives de l'État accompagnent les organes de l'État dans la collecte des documents. Elles doivent être offertes aux archives publiques si elles ne sont plus nécessaires pour la tâche en cours. Les archives de l'Etat ont pour tâche de prendre en charge les documents proposés qui ont une valeur permanente. La décision est prise par les archives de l'État en consultation avec l'organisme d'offre.

L'évaluation des documents suit les méthodes d'archivage. Pour certains documents, il existe des modèles d'évaluation qui précisent la nature et la portée des documents à offrir ou des documents à accepter. Les modèles de sélection de ce type sont disponibles sous différentes formes : en tant que règles administratives, dans les accords bilatéraux d'archivage ou dans les documents d'archivage.

Les documents électroniques ou les données imposent des exigences particulières à la séparation et à l'archivage. Afin de parvenir à des solutions efficaces et économiques, nous recommandons une participation précoce des archives d'État à l'introduction et à la modification des systèmes électroniques (voir BayITR-01). Pour l'appui aux processus, les archives de l'État ont des interfaces normalisées pour les fichiers électroniques et pour les données issues des procédures spécialisées. Si nécessaire, les interfaces d'archivage individuelles sont adaptées, dans la mesure du possible, en utilisant les interfaces existantes.