Die staatlichen Archive beraten die Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Bayern bei der Verwaltung und Sicherung ihrer analogen und digitalen Unterlagen.

Die staatlichen Archive begleiten staatliche Stellen bei der Aussonderung von Unterlagen. Diese sind den staatlichen Archiven anzubieten, wenn sie für die laufende Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt werden. Die staatlichen Archive haben die Aufgabe, von den angebotenen Unterlagen diejenigen zu übernehmen, die bleibenden Wert haben. Die Entscheidung darüber treffen die staatlichen Archive im Benehmen mit der anbietenden Stelle.

Die Bewertung der Unterlagen folgt archivwissenschaftlichen Methoden. Für bestimmte Unterlagen gibt es Bewertungsmodelle, die Art und Umfang der anzubietenden bzw. der zu übernehmenden Unterlagen im Einzelnen festlegen. Auswahlmodelle dieser Art liegen in unterschiedlicher Ausprägung vor: als Verwaltungsvorschriften, in bilateralen Archivierungsvereinbarungen bzw. in archivinternen Bewertungsdokumenten.

Elektronische Unterlagen bzw. Daten stellen besondere Anforderungen an die Aussonderung und Archivierung. Um effiziente und wirtschaftliche Lösungen zu erreichen, empfehlen wir eine frühzeitige Beteiligung der staatlichen Archive bei der Einführung und Veränderung elektronischer Systeme (vgl. Richtlinie BayITR-01). Zur Prozessunterstützung verfügen die staatlichen Archive über standardisierte Schnittstellen für elektronische Akten und für Daten aus Fachverfahren. Im Bedarfsfall werden individuelle Archivierungsschnittstellen abgestimmt, soweit möglich unter Nutzung bestehender Schnittstellen.