Überlieferungsbildung

Die Staatlichen Archive Bayerns archivieren Unterlagen von bleibendem Wert. Unterlagen sind schriftliche oder audiovisuelle Informationen, die bei der Erledigung von Verwaltungsaufgaben entstehen. Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Freistaates Bayern und unter bestimmten Voraussetzungen auch des Bundes haben ihre nicht mehr benötigten Unterlagen im Zuge von Aussonderungen den Staatlichen Archiven Bayerns anzubieten. Die Staatlichen Archive Bayerns haben somit eine gesetzliche Zuständigkeit für das Archivgut dieser Stellen.

Archivwürdige Unterlagen entstehen auch bei privatrechtlichen Organisationen und Privatpersonen. Soweit daran ein öffentliches Interesse besteht, können die Staatlichen Archive Bayerns auch private Unterlagen archivieren. Nach welchen Grundsätzen sie dabei vorgehen, ist im Dokumentations- und Erwerbungsprofil der Staatlichen Archive Bayerns festgelegt. Der Erwerb privaten Archivguts erfolgt überwiegend durch Schenkung, in Einzelfällen auch durch Kauf oder als Depositum.

Um die Archivwürdigkeit von Unterlagen zu bestimmen, werden diese nach archivwissenschaftlichen Kriterien bewertet. Die Staatlichen Archive Bayerns entscheiden über die Relevanz und die Aussagekraft der Unterlagen für künftige Forschungen. Entsprechend der Zuständigkeit im Verwaltungsaufbau müssen die Unterlagen verschiedener Stellen gegeneinander abgeglichen werden, um Redundanz zu vermeiden und die aussagekräftigste Überlieferung zu ermitteln. In geeigneten Fällen können Bewertungsmodelle Entscheidungen vorausschauend festlegen. Sie fördern zudem die Nachvollziehbarkeit der Überlieferungsbildung.

Bei digitalen Unterlagen sind nach der Bewertung noch weitere Fragen zu klären, wenn eine Übernahme ins Archiv vorgesehen ist. Archivierungsschnittstellen, die mit datenhaltenden Stellen und ggf. deren Dienstleistern abzustimmen sind, umfassen u.a. auch Festlegungen zu Übertragungswegen, Dateiformaten, signifikanten Eigenschaften sowie zur Strukturierung von Primär- und Metadaten. Soweit möglich und zweckmäßig verwenden die Staatlichen Archive Bayerns Standardschnittstellen wie den xdomea-Aussonderungsclient (für elektronische Vorgänge bzw. Akten) oder den Generalisierten XML-Aussonderungsclient (für Datenbankinhalte).

Wird der bleibende Wert festgestellt, übernehmen die Staatlichen Archive Bayerns diese Unterlagen in ihre Überlieferung. Dadurch werden die Unterlagen in Kulturgut umgewidmet, das als authentische Quelle für Forschungen über die Vergangenheit nach den archivgesetzlichen Bestimmungen benutzt und ausgewertet werden kann.