Was man vor dem Besuch eines staatlichen Archivs wissen sollte

Rechtsgrundlage für die Benützung der staatlichen Archive ist die Benützungsordnung für die staatlichen Archive Bayerns vom 16. Januar 1990 (BayRS 2241-1-1-K, GVBl S. 6, zuletzt geändert durch Verordnung vom 6. Juli 2001, GVBl S. 371) und das Bayerische Archivgesetz (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 (BayRS 2241-1- WFK, GVBl S. 710), geändert durch Gesetz vom 16. Dezember 1999 (GVBl S. 521).

• Vor dem Archivbesuch empfiehlt es sich, die entsprechende Fachliteratur einzusehen:

• Für Forschungsvorhaben aus dem Bereich Familienforschung gibt die „Anleitung zur Familienforschung in Bayern“ erste Hinweise.

• Für Heimatforscher (z.B. Haus- und Hofgeschichten, Ortschroniken) bietet der „Historische Atlas von Bayern“, hrsg. v. der Kommission für bayerische Landesgeschichte bei der Bayerischen Akademie der Wissenschaften, ein wichtiges Hilfsmittel.

• Bitte melden Sie sich vor dem Archivbesuch rechtzeitig schriftlich oder mündlich an.

• Für die Benützung vor Ort im Archiv ist beim ersten Besuch bzw. für jedes Forschungsvorhaben der "Antrag auf Zulassung zur Archivbenützung" auszufüllen, in dem der Benützer Auskunft über seine Person (bitte Personalausweis mitbringen) und sein Forschungsvorhaben gibt.

• Minderjährige, z.B. Schüler, haben gemäß Archivbenützungsordnung § 2 Abs. 2 vor der ersten Archivbenützung die schriftliche Einverständniserklärung des gesetzlichen Vertreters für die Archivbenützung mitzubringen.

• Auf eine schriftliche Anfrage hin erhalten Sie in der Regel Hinweise auf die für Ihr Forschungsvorhaben einschlägigen Archivalien und Findmittel (Repertorien) des Archivs, mit Hilfe derer Sie selbst vor Ort relevante Archivalien ermitteln können.

• Zahlreiche Findmittel und Digitalisate stehen online für die Recherche zur Verfügung: Findmittel-Datenbank

• Vor Ort im Lesesaal bzw. Repertorienzimmer führt das Archivpersonal in die Archivarbeit ein und berät beim Suchen und Bestellen von Unterlagen.

• Die Archivalien werden mit der so genannten Archivsignatur bestellt, die sich zusammensetzt aus: Archiv (abgekürzt bzw. ausgeschrieben) + Archivalien-Bestand (abgekürzt bzw. ausgeschrieben) + Nummer, z.B. BayHStA, MInn 17.

• Die Einsicht und Auswertung der Archivalien erfolgt im Lesesaal des Archivs und ist vom Benützer selbst vorzunehmen; dazu sind gegebenenfalls Spezialkenntnisse, z.B. zum Lesen älterer Schriften, notwendig. Zur Einübung in die Entzifferung deutscher und lateinischer Handschriften vergangener Epochen steht Ihnen unserer Angebot "Digitale Schriftkunde" zur Verfügung.

• Bestimmtes Archivgut kann unter Umständen nicht vorgelegt werden, weil Persönlichkeits- und Datenschutzbestimmungen, gesetzliche Schutzfristen oder der Erhaltungszustand eines Archivales die Vorlage nicht erlauben (siehe Art. 10 BayArchivG).

• Jedes Archivale ist ein Einzelstück, d.h. ein unersetzliches Kulturgut, mit dem äußerst sorgfältig umgegangen werden muss. Bitte beachten Sie dazu die im jeweiligen Archiv geltenden Lesesaalordnungen.

• Die Herstellung von Reproduktionen durch die staatlichen Archive (§ 8 Abs. l Satz 2 Archiv-BO) ist möglich entsprechend dem Gebührenverzeichnis für Reproduktionen. Weitere Hinweise dazu finden Sie hier.

• Archivalien dürfen in den Lesesälen der Staatlichen Archive Bayerns grundsätzlich eigenhändig gebührenfrei fotografiert werden. Es besteht kein Anspruch darauf, bestimmte Archivalien fotografieren zu dürfen. Im Zweifelsfall liegt die Entscheidung bei der Lesesaalaufsicht bzw. dem Sachbearbeiter.

  
  Aus rechtlichen und konservatorischen Gründen nicht fotografiert werden dürfen:
  
  Archivalien, die archivgesetzlichen Schutzfristen oder Geheimhaltungsbestimmungen unterliegen (Ausnahmen: Baugenehmigungsakten durch Eigentümer oder Erwerber),
  Archivalien, durch deren Benutzung Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines Ihrer Länder gefährdet oder schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter beeinträchtigt würden,
  Amtsbücher und Akten, die sich nicht problemlos auf 120° öffnen lassen,
  Archivalien mit mechanischen Vorschädigungen,
  Archivalien mit Überformat (größer als die nutzbare Tischfläche).

• Soweit keine Rechtsvorschriften entgegenstehen, ist eine Weitergabe oder Veröffentlichung der selbst getätigten Aufnahmen gebührenfrei erlaubt. Bei jeder Veröffentlichung von Archivgut ist ein Nachweis über das verwahrende Archiv und die Archivsignatur anzugeben. Die Wahrung von Rechten Betroffener oder Dritter, insbesondere dem Urheberrecht, dem Datenschutzrecht und dem allgemeinen- sowie dem postmortalen Persönlichkeitsrecht, liegt in der Verantwortung der Benutzerin bzw. des Benutzers. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass einzelne Dokumente noch urheberrechtlichen Schutz genießen können, ohne dass die Staatlichen Archiven Bayerns Nutzungsrechte innehaben. Die fotografische Aufnahme ist dann nur im Rahmen der urheberrechtlichen Schrankenregelungen zulässig. Vor einer weiteren Nutzung ist ggf. die Zustimmung des Rechteinhabers einzuholen.