Rechtsgrundlagen

Aufgaben und Organisation der Staatlichen Archive Bayerns

Nach dem Bayerischen Archivgesetz vom 22. Dezember 1989 (BayRS 2241-1-WK, GVBl. S. 710), das zuletzt durch Gesetz vom 23. Dezember 2025 (GVBl. S. 652) geändert worden ist, haben die Staatlichen Archive die Aufgabe, das Archivgut, das bei Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Bayern und seiner Vorgänger seit Aufkommen der Schriftlichkeit in Verwaltung und Rechtsleben im frühen Mittelalter erwachsen ist, zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen, lesbar zu halten und auszuwerten. Unter Archivgut versteht man Unterlagen wie Urkunden, Akten und andere Einzelschriftstücke, Karten, Bilder und sonstige Datenträger, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung der berechtigten Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind. Auch nichtstaatliche Institutionen und Privatpersonen können ihr Archivgut den staatlichen Archiven anvertrauen, sei es als Depot oder auf dem Wege der Überlassung.

Die Benutzungsordnung regelt den Zugang zu Archivgut in den staatlichen Archiven Bayerns. Sie legt Voraussetzungen für die Nutzung fest und bestimmt, wer Archive zu welchen Zwecken nutzen darf. Benützerinnen und Benützer müssen die Nutzung schriftlich beantragen.
Das Archivgut kann benützt werden, wenn ein berechtigtes Interesse besteht. Für die Benutzung werden Gebühren erhoben; bestimmte Benutzungen wie zu wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen und unterrichtlichen Zwecken sind gebührenfrei.

In der Aussonderungsbekanntmachung ist geregelt, wie staatliche Stellen Unterlagen, die sie nicht mehr benötigen, prüfen, dem Archiv anbieten, übergeben oder datenschutzgerecht vernichten. Ziel ist die systematische Sicherung archivwürdiger Unterlagen bei gleichzeitiger Wahrung von Datenschutz und Geheimschutz.

Die Kommunale Archivpflege regelt, wie Gemeinden, Landkreise, Bezirke und andere kommunale Körperschaften in eigener Verantwortung ihre Unterlagen sichern, verwahren und nutzbar machen. Die staatlichen Archive beraten kommunale Archive, unterstützt werden sie von ehrenamtlichen Archivpflegerinnen und Archivpflegern. Archivpflegerinnen und Archivpfleger werden für die Dauer von 5 Jahren von der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns bestellt. Sie beraten vor Ort, besuchen Gemeinden, helfen bei Ordnung, Aussonderung und Einrichtung von Archivräumen und unterliegen Verschwiegenheitspflichten. Ziel ist der Schutz des Kulturgutes, die Sicherstellung der Verwaltungskontinuität und die Unterstützung der Bürgerinnen und Bürger.

Die Staatlichen Archive Bayerns gliedern sich in die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, das Bayerische Hauptstaatsarchiv und die Staatsarchive. Die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns ist eine dem Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst nachgeordnete Behörde der Mittelstufe. Ihr sind das Bayerische Hauptstaatsarchiv und die acht Staatsarchive Amberg, Augsburg, Bamberg, Coburg, Landshut, München, Nürnberg und Kitzingen nachgeordnet. Die Generaldirektion ist die zentrale staatliche Fachbehörde für alle Fragen des Archivwesens.

Die Anfertigung von Reproduktionen erfolgt in der Regel gegen Gebühr durch die Labore und Werkstätten der Staatlichen Archive Bayerns. Unter bestimmten Auflagen dürfen Archivalien mit einem Smartphone oder einer Kamera an ausgewiesenen Arbeitsplätzen in Lesesälen durch die Benützerinnen und Benützer selbst fotografiert werden. Hierzu ist eine Erklärung zu unterschreiben.

Archivalien sind einzigartiges Kulturgut und mit größter Sorgfalt zu behandeln. Aus konservatorischen Gründen besteht nicht in jedem Fall ein Anspruch auf die Anfertigung von Reproduktionen.

Archivalien (Akten, Urkunden, Pläne und andere Unterlagen der Verwaltung) sind Einzelstücke. Bei einzelnen Archivalien können sich Besonderheiten ergeben:

Nicht alle Reproduktionsarten sind bei jedem Stück möglich.
Aus konservatorischen Gründen besteht nicht in jedem Fall ein Anspruch auf Anfertigung von Reproduktionen.
Jede Bestellung ist hinsichtlich der Reproduktionsmöglichkeiten und zu erwartenden Kosten einzeln mit dem zuständigen Staatsarchiv abzusprechen.
Es ist nicht möglich, allgemeine Bestellungen zur Auswahl von Archivalien nach thematischen Bereichen durch das Archiv aufzugeben. Grundsätzlich erfolgt zuerst die Auswahl der zu reproduzierenden Archivalien durch den Benutzer selbst im Lesesaal des Staatsarchivs.
Die Anfertigung von Reproduktionen erfolgt grundsätzlich nur durch die Labors und Werkstätten der Staatlichen Archive Bayerns und kann längere Zeit in Anspruch nehmen.