Schriftgutverwaltung analog/digital
Die staatlichen Archive beraten die Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Bayern bei der Verwaltung und Sicherung ihrer analogen und digitalen Unterlagen sowie bei allen Archivgut betreffenden Entscheidungen. Dazu sind die anbietungspflichtigen Stellen befugt, den Archiven Einsicht in alle Unterlagen zu gewähren. Die Beratung erfolgt sowohl im Einzelfall auf Nachfrage, als auch in Form von Fortbildungen.
Einheitsaktenplan
Einheitsaktenplan für die bayerischen Gemeinden und Landratsämter mit Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen (Stand: 1.4.2011)
EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis; EAPlAufbew
Der früher vom Bayerischen Staatsministerium des Innern als Bekanntmachung veröffentlichte Einheitsaktenplan wird seit 1.1.2003 vom Bayerischen Gemeindetag, vom Bayerischen Städtetag, vom Bayerischen Landkreistag und von der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns herausgebracht. Er ist zum Rechtsstand 1.7.2007 fortgeschrieben worden.
Mit Rechtsstand 1.4.2011 liegt das Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen vor. Die Aktenplankennzeichen und die zugehörigen Formulierungen sind gegenüber "EAPl-Fortgeschriebene Fassung 2007" unverändert. Der Rechtsstand 1.4.2011 bezieht sich auf die Fristfestlegungen und den Rechtsstand der zitierten Vorschriften im Aufbewahrungsfristenverzeichnis.
Die staatlichen Archive Bayerns und die bayerischen kommunalen Spitzenverbände empfehlen die Verwendung des Einheitsaktenplans sowie des EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnisses und stellen beide ihren Mitgliedern sowie allen anderen Interessenten kostenlos zur Verfügung. Die Ablage von Verwaltungsschriftgut nach Aktenzeichen ist - auch und gerade in elektronischen Systemen - einer Ablage nach Stich- und Schlagwörtern (mit Thesaurus) weit überlegen. Daher ist der Einheitsaktenplan auch bei elektronischer Vorgangsbearbeitung einzusetzen. Die gleichzeitige Einbindung des Fristenverzeichnisses erlaubt eine automatisierte Terminüberwachung und Aussonderung und führt so zu erheblichen Effizienzgewinnen. Das EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis gilt für papierbasierte Akten und für IT-gestützte Akten und Vorgangsbearbeitungssysteme.
Verlagsausgaben des EAPl und des EAPl
Aufbewahrungsfristenverzeichnisses liegen vor von den Verlagen Carl Link und Jehle-Rehm, Planungen dazu bestehen auch beim Verlag Boorberg. Die unkommentierte Fassung von Einheitsaktenplan und von EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis einschließlich Einführungsrundschreiben können Sie sich hier als PDF-Datei herunterladen. Sollten Sie andere Dateiformate benötigen, wenden Sie sich bitte an uns.
Bitte beachten Sie auch die Veröffentlichungen Digitale Unterlagen Nr. 1, 2 und 3.
Forum für Fragen zum EAPl und EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis
Einheitsaktenplan und Einheitsaktenplan-Aufbewahrungsfristenverzeichnis müssen der Fortentwicklung des Verwaltungsrechts folgen. Aktualisierungen, Klarstellungen und Erläuterungen werden daher in unregelmäßigen Abständen erforderlich sein.
Anregungen und Fragen der Anwenderinnen und Anwender des EAPl und des EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnissis nimmt die Generaldirektion gerne entgegen, bevorzugt in schriftlicher Form (poststelle@gda.bayern.de).
Weiterführende Informationen finden Sie hier.
Leitfaden zur Einführung und zum Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen, Hrsg. Bayerischer Landkreistag
Leitfaden zur Einführung und zum Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (Stand Mai 2024)