Einleitung
König Max II. von Bayern hat zufolge einer Entschließung des Staatsministeriums des Innern vom 21. Mai 1853 dem Regierungsbezirk von Unterfranken und Aschaffenburg eine Dotation in Höhe von 20.000 Gulden zur Herstellung eines Kreis-Getreide-Magazins aus dem Gewinnanteile der München-Aachener Feuerversicherungsgesellschaft von 1851/52 zugewendet. In dieser Entschließung war zugleich bestimmt, dass das zu gründende Kreis-Getreide-Magazin die Benennung "Maximilian-Hilfs-Magazin" zu führen hat und die Dotation in der Absicht geschehe, dass das Dotationskapital stets erhalten und durch Zuschüsse aus Kreisfonds alljährlich bis zu dem, annähernd dem Bedürfnisse entsprechenden, Umfang gemehrt werde. Die Verwaltungskosten dieser Kreisanstalt waren aus Rücksicht auf die mögliche Einfachheit und Billigkeit aus den Kreisfonds zu bestreiten.
In seiner öffentlichen Sitzung vom 22. Oktober 1852 hatte der Landrat des Kreises Unterfranken und Aschaffenburg beschlossen, ein Kreisgetreidemagazin zu errichten. Hierzu sollte der Aktivrest der Vorjahre, wie solcher nach Abzug der zu tilgenden Ausgaben sich bei definitiver Abrechnung herausstellen würde, verwendet und für diesen Zweck zugleich ein Zuschuss aus Zentralfonds beantragt werden. Dieser Aktivrest wurde auf 9260 Gulden und 17 3/4 Kreuzer festgestellt. Auch in den nachfolgenden Jahren leistete der Landrat nicht unbeträchtliche Zuschüsse.
Nach Landrats-Abschied vom 04. Dezember 1853 wurden die Grundbestimmungen des Fonds aufgestellt und genehmigt. Darin wurden weitere Dotationen zur Errichtung des Fonds verwendet und zwar: Die allenfallsigen Vermächtnisse, Schenkungen, freiwilligen Beiträge und Gaben von Vereinen und Privaten, die zu admassierenden Zinsen aus dem Gründungsfond, bis diese zum Ankauf von Getreide verausgabt werden und der für abgegebenes Getreide erzielte Mehrerlös.
Gemäß § 3 der Grundbestimmungen hat das Kreis-Getreide-Magazin den Zweck, jene Gemeinden und Distrikte des Kreises in Teuerungsjahren mit Speise- und Samengetreide um ermäßigten Preis zu unterstützen, welche solche Unterstützung im Bedürfnisfalle aus Lokal- und Distrikts-Magazinen nicht erlangen können.
Eine Ergänzung dieser Grundbestimmungen erfolgte in der IV. öffentlichen Landratssitzung vom 08. Mai 1861 in der Weise, dass die Regierung ermächtigt wurde, innerhalb einer vom Landrat jeweils festzusetzenden Summe aus den Fonds des Maximilians-Hilfs-Magazins in Fällen des Bedürfnisses an einzelne Gemeinden baare Vorschüsse zum Ankauf von Saat- und Speisefrüchten gegen Rückzahlung in bestimmten Terminen ohne oder gegen mäßige Verzinsung zu gewähren. Für den Fall einer Überschreitung der festgesetzten Summe durch dringende Bedürfnisse behielt sich der Landrat die Einholung seiner weiteren Zustimmung oder Kommittierung seines ständigen Ausschusses zu diesem Zwecke vor. Diesem Zusatz zu den Grundbestimmungen wurde in dem Landratsabschiede vom 18. Januar 1862 die allerhöchste Genehmigung erteilt und hierbei eine unüberschreitbare Summe von 20.000 Gulden festgesetzt.
Die Verwaltung des Fonds war anfänglich von der Kreiskasse von Unterfranken und Aschaffenburg besorgt worden. Nach Landratsbeschluss vom 09. Mai 1855 hatte eine eigene Verwaltung für den Fond einzutreten, dessen Verwalter einem Mitglied des Rechnungskommissariats angehörte. Im Jahr 1873 ging die Verwaltung dann auf die Wohltätigkeits-Stiftungs-Administration Würzburg, später dann Stiftungsamt Würzburg, über.