Einheitsaktenplan
Einheitsaktenplan für die bayerischen Gemeinden und Landratsämter mit Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen (Stand: 1.4.2011)
EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis; EAPlAufbew
Der früher vom Bayerischen Staatsministerium des Innern als Bekanntmachung veröffentlichte Einheitsaktenplan wird seit 1.1.2003 vom Bayerischen Gemeindetag, vom Bayerischen Städtetag, vom Bayerischen Landkreistag und von der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns herausgebracht. Er ist zum Rechtsstand 1.7.2007 fortgeschrieben worden.
Mit Rechtsstand 1.4.2011 liegt das Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen vor. Die Aktenplankennzeichen und die zugehörigen Formulierungen sind gegenüber "EAPl-Fortgeschriebene Fassung 2007" unverändert. Der Rechtsstand 1.4.2011 bezieht sich auf die Fristfestlegungen und den Rechtsstand der zitierten Vorschriften im Aufbewahrungsfristenverzeichnis.
Die staatlichen Archive Bayerns und die bayerischen kommunalen Spitzenverbände empfehlen die Verwendung des Einheitsaktenplans sowie des EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnisses und stellen beide ihren Mitgliedern sowie allen anderen Interessenten kostenlos zur Verfügung. Die Ablage von Verwaltungsschriftgut nach Aktenzeichen ist - auch und gerade in elektronischen Systemen - einer Ablage nach Stich- und Schlagwörtern (mit Thesaurus) weit überlegen. Daher ist der Einheitsaktenplan auch bei elektronischer Vorgangsbearbeitung einzusetzen. Die gleichzeitige Einbindung des Fristenverzeichnisses erlaubt eine automatisierte Terminüberwachung und Aussonderung und führt so zu erheblichen Effizienzgewinnen. Das EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis gilt für papierbasierte Akten und für IT-gestützte Akten und Vorgangsbearbeitungssysteme.
Verlagsausgaben des EAPl und des EAPl
Aufbewahrungsfristenverzeichnisses liegen vor von den Verlagen Carl Link und Jehle-Rehm, Planungen dazu bestehen auch beim Verlag Boorberg. Die unkommentierte Fassung von Einheitsaktenplan und von EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis einschließlich Einführungsrundschreiben können Sie sich hier als PDF-Datei herunterladen. Sollten Sie andere Dateiformate benötigen, wenden Sie sich bitte an uns.
Bitte beachten Sie auch die Veröffentlichungen Digitale Unterlagen Nr. 1, 2 und 3.
Forum für Fragen zum EAPl und EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis
Einheitsaktenplan und Einheitsaktenplan-Aufbewahrungsfristenverzeichnis müssen der Fortentwicklung des Verwaltungsrechts folgen. Aktualisierungen, Klarstellungen und Erläuterungen werden daher in unregelmäßigen Abständen erforderlich sein.
Anregungen und Fragen der Anwenderinnen und Anwender des EAPl und des EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnissis nimmt die Generaldirektion gerne entgegen, bevorzugt in schriftlicher Form (poststelle@gda.bayern.de).
Aktuelle Zuordnungen und Ergänzungen
Hier folgt eine Auflistung aktueller Zuordnungen und Ergänzungen zum EAPl und EAPlAufbew. Diese sind noch nicht in der gedruckten Fassung ergänzt und in die PDF-Datei eingestellt! Dies bleibt der regulären Fortschreibung vorbehalten! Die Reihenfolge folgt dem EAPl, das Datum der Ergänzung wird vermerkt.
Downloads
Veröffentlichungen
EAPL-Zeichen 0471.1
Behördliche Datenschutzbeauftragte [gemäß Art. 25 Bayerisches Datenschutzgesetz] - Aufbewahrungsfrist schon vorhanden [ergänzt 12.11.2014]
EAPL-Zeichen 1411
Verkehrsordnungswidrigkeiten
Korrektur der bisherigen Aufbewahrungsfrist und somit Reduzierung auf 5 Jahre
[ergänzt 01.08.2021]
EAPL-Zeichen 4165.1
Leistungen zur Bildung und Teilhabe [gemäß Gesetz zur Ermittlung von Regelbedarfen und zur Änderung des Zweiten und Zwölften Buches Sozialgesetzbuch vom 24.3.2011, BGBl I S. 453] - Aufbewahrungsfrist jeweils 10 Jahre
[ergänzt 4.10.2011]
EAPL-Zeichen 4332
Adoptionsverfahren
Neue Aufbewahrungsfrist; die Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen und Unterlagen über jeden einzelnen Adoptionsfall (Vermittlungsakten) beträgt, gerechnet vom Geburtsdatum des Kindes an 100 Jahre (§ 9c AdoptionsvermittlungsG in der Fassung der Bek. vom 21.6.2021, BGBl. I S. 2010)
AdoptionsvermittlungsG in der Fassung der Bek. vom 22.12.2001 (BGBl. 2002 I S.354), zuletzt geändert durch Artikel 1 des G v. 12.2.2021 (BGBl. I S. 226).
Das bei 4332 in den Fundstellen genannte Rundschreiben des StMAS vom 26.7.2004 gilt hinsichtlich der Adoptionsverfahren nicht mehr.
[ergänzt Feb./März 2021]
EAPL-Zeichen 5
5000, 5004, 5102, 511, 5143, 5301, 550 - Änderung von Aufbewahrungsfristen
siehe Rundschreiben des Bayerischen Staatsministeriums für Gesundheit, Pflege und Prävention (über die Regierungen an die Kreisverwaltungsbehörden als untere Gesundheitsbehörden) "Aktualisierung des Leitfadens des StMGP zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen bei den Gesundheitsämtern" vom 20.1.2025 Nr. G71k-G8030.2-2024/4-12 - Auszug nebenstehend als pdf.
[ergänzt 15.5.2025]
EAPL-Zeichen 5304 / 5304
Umbenennung eines Aktenplankennzeichens:
Sonstige übertragbare Krankheiten - wird umbenannt ab 1.1.2021 in:
Sonstige übertragbare Krankheiten (Corona, Grippe u.a.)
[ergänzt 29.12.2020]
EAPL-Zeichen 5231
Umbenennung
5231 Übungsleiterzuschüsse - wird umbenannt in:
5231 Vereinspauschale (früher: Übungsleiterzuschüsse)
[ergänzt 01.08.2021]
EAPL-Zeichen 864
Umbenennung
864 Fernwärmeversorgung - wird umbenannt in:
864 Fernwärmeversorgung, Fernkälteversorgung
[ergänzt 15.05.2025]
EAPL-Zeichen 8640
Umbenennung
8640 Verträge mit Wärmeversorgungsunternehmen wird umbenannt in:
8640 Verträge mit Versorgungsunternehmen
[ergänzt 15.05.2025]
EAPL-Zeichen 8641
Umbenennung
8641 Heizkraftwerke wird umbenannt in:
8641 Kraftwerke
[ergänzt 15.05.2025]
EAPL-Zeichen 9121
Verpachtung unbebauter Grundstücke - Einzelakten
Erhöhung der Aufbewahrungsfrist jeweils von 5 auf 10 Jahre
[ergänzt 01.08.2021]
EAPL-Zeichen 9123
Vermietungen - Einzelakten
Erhöhung der Aufbewahrungsfrist jeweils von 5 auf 10 Jahre
Hinweis: Bei Nebenkostenabrechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist nach Abschluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem die Nebenkostenabrechnung rechtskräftig geworden ist.
[ergänzt 01.08.2021]
EAPL-Zeichen 9245
Umbenennung in Zweitwohnungsteuer
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
[ergänzt 28.9.2021]
EAPL-Zeichen 9246
Sonstige örtliche Verbrauchsteuern, sonstige örtliche Aufwandsteuern
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
[ergänzt 28.9.2021]
Begründung
Als örtliche Verbrauch- und Aufwandsteuern nach Art. 3 KAG sind in Bayern derzeit lediglich die Zweitwohnungsteuer und die Hundesteuer von Bedeutung. Die Hundesteuer wird unter 9243 abgelegt. Ein neues Aktenplankennzeichen 9246 Zweitwohnungsteuer würde dazu führen, dass das bestehende Aktenplankenzeichen 9245 Örtliche Verbrauchsteuern, örtliche Aufwandsteuern seine derzeitige praktische Bedeutung verliert. Umgekehrt müssten eigentlich schon bisher Zweitwohnungsteuer-Vorgänge unter 9245 geführt werden; sie müssen mit der jetzt vorgesehenen Lösung nicht migriert oder umsigniert werden.
"9246 Sonstige örtliche Verbrauchsteuern, sonstige örtliche Aufwandsteuern" ist als Ablageort für (künftige) sonstige Aufwandsteuern gedacht. Als Beispiel für eine solche kann die Pferdesteuer genannt werden, die in anderen Bundesländern erhoben wird, in Bayern allerdings noch nicht.